elfe_errant a écrit :
Puisqu’il y a eu pas mal de demandes, voici un petit apercu de l’organisation elfique. Ca va être un gros pavé, donc les rageux peuvent nous épargner les tl,dr et aller directement troller/insulter plus bas. Je donne les outils que l’on utilise, mais pas la peine de discuter pendant des heures sur vos préférences personnelles : c’est le concept que j’explique, le détail n’est là que pour clarifier. Donc. L’idée est d’optimiser les deux ressources principales, temps et argent, afin de réaliser le maximum de projets qui nous tiennent à cœur.
Quelques préambules donc :
- On vit en couple, on s’organise en couple. En mettant le maximum en commun (information, argent, etc) on optimise beaucoup plus et on gagne du temps.
- Gagner du temps est aussi important que gagner de l’argent. Il faut donc que chaque action ne soit pas trop « time consuming » pour être rentable. - Tout outil doit être détaillé mais simple à l’utilisation, accessible partout et facile à éditer.
Dans les faits : On a fait des comptes communs. Mais je ne parle pas seulement de finance. Chaque compte qu’on crée sur un site internet a le même login avec un passeport similaire (ie qu’on a pas besoin de retenir mais qui varie un peu pour + de sécurité). On a un gmail commun toujours avec le même login, qui nous sert à nous inscrire pour tous les mails « administratifs » de couple qui, finalement, représentent la majorité des mails (achat de billets, commandes, inscriptions sur des sites).
L’avantage est de centraliser pas mal de choses, de payer moins cher (un seul amazon premium, certains sites te donnent des « points » ou autres conneries de fidélité du style qui seront plus facile à accumuler/utiliser etc). Pour l’argent, on a une multitude de comptes dont on a centralisé la gestion sur un site , mint.com, qui permet d’avoir une vision globale de ses finances en un clin d’œil, quelle que soit la banque. Tout l’argent est évidemment mis en commun, ainsi que les budgets.
Au préalable, on a fait un petit bilan de ce qu’on voulait faire à moyen/long terme et qui allait nous demander de l’argent. S’en est suivi un rapide chiffrage pour calculer un volume d’épargne correct. On est arrivés à 100k$ par an nécessaires dans notre cas. Le reste à vivre étant convenable, on a ensuite décidé ensemble de notre budget de couple, où l’on aimerait ensemble dépenser notre argent. Une fois paramétré dans mint.com, les dépenses vont automatiquement au fur et à mesure dans la bonne catégorie. A part vérifier de temps en temps qu’il n’y a rien de suspect comme débit (sur tous ses comptes d’un coup !) et que les budgets sont relativement dans les clous, ca demande ensuite très peu d’entretien. L’information est la clé de tout, mais elle n’est utile que si elle est claire et accessible. Du coup, être sur un système cloud semble assez naturel pour centraliser tout ca. Tous nos documents sont dans un dossier partagé d’une dropbox. Cela permet d’accéder à tous les documents dont on a besoin depuis son ordi du boulot / iphone ou autre à n’importe quel moment. Les dossiers locaux sont synchronisés automatiquement avec la box, pas de risque de perte d’information en cas de cambriolage ou autre.
Lorsque l’on recoit un document papier par la poste, on ne garde que les plus importants. Une fois par semaine, les documents importants recus sont scannés et les originaux rangés dans une boite. Les scans sont bien évidemment automatiquement synchronisés sur la dropbox, dans des dossiers (Garanties, Factures, etc). On a également d’autres trucs sur cette dropbox, genre les recettes de cuisine qu’on aime bien par exemple , bien triées (ca permet d’y acceder aussi depuis iphone/ipad en cuisinant). De même, nos photos sont triées dans des albums Facebook, pour être accessibles à nos amis/familles et à nous-mêmes en un clic. Pas de photos qui s’enterrent dans un disque dur sans que personne ne les regardent. Les originaux sont synchronisés sur flickr. On a évidemment un calendrier commun, pour noter tous les différents évènements/business trips à venir et gérer nos disponibilités. Les évènements avec des invités (fêtes ou autres) sont créés sur Facebook pour plus de visibilité /praticité. Ces évènements FB sont automatiquent synchronisés avec le calendrier commun.
On a également diverses applications qu’on utilise, dont une (commune évidemment) qui permet d’enregistrer toutes les cartes de fidélité en plastoc. Ca regénère sur l’écran le code barre, pas besoin de se trimbaler grand-chose dans le portefeuille. On a aussi un compte spotify commun pour la musique, netflix pour les films/séries…. Tout ce qui est dématérialisable est dématérialisé.
Sur la dropbox, il y a le fameux « fichier excel » qui fait tant fantasmer
Contrairement à ce que certains semblent croire, il ne sert pas à gérer nos finances, on utilise uniquement mint.com pour cela. Il sert plutôt à optimiser le temps. C’est donc un fichier partagé entre Elfette et moi, qu’on met à jour régulièrement. Il y a différents onglets qui gèrent différents points. Ca évolue souvent, quand on a de nouvelles idées. Dans le détail, les onglets sont les suivants :
1- To do
La liste de ce que l’on doit faire sous peu. Chaque tache occupe une ligne, avec un degré d’importance/terme/difficulté. Excel rajoute automatiquement des codes couleurs vert/orange/rouge, ce qui permet de focaliser sur les lignes les + foncées. Il y a aussi la date d’échéance (couleur qui change quand ca se rapproche) et une colonne avancement du projet (en %, avec couleur). 2- Objectifs
La même chose, mais pour les objectifs longs termes (tour du monde, apprendre quelque chose etc). C’est séparé en sous taches quand le projet est trop abstrait.
3- Comptes
La liste de tous les comptes internet que l’on a avec le login et le mot de passe associé. S’avère fort utile pour savoir si l’autre nous a déjà inscrit à un site, et également pour garder trace du bordel quand on a créé plusieurs comptes pour le même site pour profiter d’une promo ou passer outre une restriction en quantité (je sais pas si c’est clair).
4- Credit Cards
La même chose mais avec la liste de nos comptes bancaires et nos numéros de credit card « codés », pour un accès rapide sans avoir la carte sur soi. 5- Coupons
On utilise pas mal de trucs genre Groupons/Amazonlocal ou autres programmes de reward alakon aux US, on les liste donc avec la date d’expiration, les liens et le code du coupon qui va bien avec. 6- Voyages
Une liste toute bête des destinations qu’on aimerait visiter pour des petits/grands weekends. 7- Restaurants
La liste des restos qu’on aime bien de chaque type de cuisine avec des infos comme les horaires d’ouverture, s’ils prennent des réservations etc. Pratique quand on a des visites ou que des gens nous demandent des recommandations
8- Garanties
La liste des achats électroniques avec la date d’achat, le lieu, et la date d’expiration de la garantie
9- Recommandations
La liste de tout ce que des amis nous recommandent (film, resto, bouquin…). Un truc tout bête avec type/quoi/par qui.
10- Cadeaux
Des idées cadeaux pour les gens, histoire d’éviter le rush de fin d’année. Une ligne par personne, avec la répartition suivant l’occasion en colonne (anniversaire/noel) et le statut (acheté ou non). Ca permet aussi de noter rapidement une idée quand on pense à quelque chose qui pourrait faire plaisir à un ami ou un proche.
Je fonctionne pareil pour Elfette, je stocke des cadeaux en avance au travail. 11- Prêts-Emprunts
La liste des objets/trucs qu’on a prêté ou emprunté à des amis et la date. 12- Achats-ventes-dons
Comme son nom l’indique, la liste des trucs à vendre/donner (avec site/prix etc) ou à acheter (des machins dont on a besoin pour la maison par exemple). 13- Invitation
La liste des personnes à inviter, de quand date la dernière invitation, par qui, une échéance, priorité etc. Afin de ne pas éviter les faux-pas et malentendus. J’ai rajouté le dernier repas servi comme suggéré ici, c’est très pertinent pour éviter la redondance. 14- Inventaire
L’inventaire de mon frigo/ placard/congélateur, pour pouvoir faire les courses sur internet plus rapidement. Ca ne me sert que quand je commande depuis le boulot, c’est plus simple de regarder le placard avec l’ipad à la main quand je suis à la maison. 15- Ménage
La dernière feuille en date, créée par Elfette
Elle a été créée afin d’arriver à une bonne équité dans les taches, et surtout bien les répartir sur la semaine pour ne pas passer le weekend à faire le ménage tout en ayant un foyer parfaitement hygienique tout le temps. En gros cela liste les tâches ménagères sur laquelle on s'est entendus, leur fréquence (quotidienne, hebdo, mensuelle etc). En colonne les différents jours de la semaine avec les différentes taches du jour réparties. La couleur de la cellule répartit qui fait quoi. Voila, c’est déjà horriblement long alors que j’ai survolé tous les points. N’hésitez pas si vous avez des questions plus spécifiques. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, une fois que la mise en place est faite tout est diablement rapide à mettre à jour. La plupart des trucs se synchronisent automatiquement, j’ai accès en quelques clics à tout et partout… vraiment top. Je me suis focalisé sur les aspects informatiques, mais évidemment il y a quelques trucs et astuces à utiliser à la maison dans le même ordre d’esprit (tout est rangé dans des boites transparentes étiquetées, les vêtements par type et couleur verticalement dans les tiroirs…). Ou encore pour la santé (j'avais parlé de mon petit tracker fitbit qui compte l'activité, les calories etc). C'est un mode de vie : efficace, pratique, sobre. Et intelligent.
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