Reprise du message précédent :

 
Tout à fait, c'est enclenché.
Je reviendrai pleurer parce que je ne conviens pas

Pareil que les autres, va voir sans te mettre la pression et tu verras bien ce que ça va donner

J'avais promis de pas raler mais vivement le dernier jour. Même des trucs basiques deviennent un gros bordel dans cette boite

Situation initiale: File service en bordel avec des centaines/milliers de docs en doublon/triple et pas ouverts depuis 10ans
L'IT demande de faire du ménage.

Solutions:
1) Mon chef en mode "On prend tout ce qui est pas ouvert depuis X années et on supprime"
2) Moi:
- On demande qui veut garder quoi -> Personne répond
- On va conserver ce qui parait essentiel et pour le reste on met tout dans une archive compressée comme ça personne ira pleurer qu'on a supprimé ses 3docs identiques pas utilisés depuis 10ans
-> J'arrive a convaincre, on a une archive.

Suites:
-> Ca fait 3semaines que j'ai 20personnes qui subitement se réveillent et veulent voir des trucs super important qu'ils ont jamais consultés de toute leur carrière.
-> Pas de soucis on a une archive.
-> Mais putain elle est où? Non...ils me l'ont quand même pas supprimés?
-> Pas de rollback possible
-> Tout le monde pense que c'est moi qui ai tout supprimé en mode "la flemme de réfléchir"
-> Forcement je fais n'importe quoi à supprimer des docs...que vous avez stockés dans dossiers paumés pas du tout au bon endroit et même pas dans notre GED
 

Tu t'es fait piéger

Le gros classique ça
Le truc qui sert pas depuis des années, et comme par hasard quand tu le supprimes ils en ont besoin
 
Même chose à la maison quand je fais du tri dans le bordel accumulé

"ça peut servir"

En plus les demandes ont le don de m'exaspérer.
 
En gros on a une GED (Logiciel de gestion électronique des docs = si tu veux consulter ou updater un doc tu vas dedans car tu sais que ton doc sera à jour) et FORCEMENT les gens l'utilisent pas, stockent des vieilles merdes un peu partout qui se mettent pas automatiquement à jour. C'est pas pour rien qu'on dit de passer par la GED.
Donc tu supprimes toute la merde parasite et ca vient râler qu'ils ont plus leurs fichiers hors GED.
 
Et les gens font un tel scandale qu'on me dit d'extraire les words de la GED pour leur donner qu'ils stockent ça chez eux, fassent la modif sur leur PC et réupload dans la GED. Plutôt que passer par la fonction d'édit intégrée    NON-JE-N'UTILISERAIS-PAS-TON-WORD-COLLABORATIF!
 
C'est un peu comme la moisissure dans un SdB mal aérée. T'as beau remettre au propre, 2semaines après c'est à nouveau le bordel.

C'est peine perdue oui
La logique de classement/partage en informatique c'est une culture, on l'a ou on l'a pas.
Il n'y a qu'en mode "dictateur" avec règles strictes que ça peut fonctionner.

J'y ai le droit 2-3fois par mois le gars qui télécharge un word en local, fait plein de modifs et comprend pas que les autres n'aient pas le même doc.

Et pourtant mes collaborateurs sont loin d'avoir 80ans.

Alors qu'à côté les gens je leur ai filé une ferrari et leur ait fait passer le permis.

Ya pas besoin d'être vieux pour être con.

Soutien j'ai fait de la gestion documentaire aussi
J'allais parfois fouiller dans le réseau des gens, et tu vois que ça envoie pour des AO des fiches techniques dont il y a eu 4 nouvelles versions depuis (les anciennes étant archivées dans un dossier non accessible aux gens susceptibles de faire n'importe quoi ).

Voir le gars qui a imprimé 300formulaires d'avance pour se faire un petit stock sur son bureau.
Formulaire en v2 alors que depuis on est à la v34  

"Fun"fact j'ai déjà perdu plusieurs millions d'€ à cause d'un truc du genre

Et la génération smartphone est encore moins habituée au classement de fichiers

Un classique des COGIP

la gestion documentaire, dans TOUTES les missions que j'ai faites, a toujours été merdique
et pourtant c'est pas faute d'avoir des outils adaptés et des incitations à bien faire de tous les côtés ...

à ranger des fichiers nommés "document.pdf" ou "affiche.doc" dans des sous-sous-sous-dossiers nommés "1", "a" ou "4b" qu'on doit fouiller un par un  
 
et nommer pareil les X fichiers de X projets différents sur lesquels ils travaillent sans même une indication de nom ou d'année  
 
et bien sûr quand c'est un fichier lié à un autre fichier source, le fichier source est resté sur leur disque dur personnel inaccessible alors qu'on en a besoin en urgence et qu'ils sont pas là

 
Oui d'accord, mais moi je préfère faire comme ça

Les fameux Excel avec les formules qui pointent vers C:\Documents\Josiane\Mes classeurs

Chez nous, pour les plus avancés c'est sharepoint. Les autres ont un vieux disque réseau.
Bien sûr sans guideline de l'IT. Voilà l'outil démerdez vous pour l'utiliser au mieux. Cdlt

Je vois aussi l'inverse, ceux qui sur-nomenclaturent.

Quand on écrit un document mon système informatisé demande des métadonnées types:
- type de document = Recette
- entreprise = HFR
- Forum = Discussion
- Topic = Souffrance au travail
Dans l'idée ca permet de direct le ranger au bon endroit sans avoir à foutre une nomenclature trop lourde. Je vais juste appeler mon doc "Gateau au chocolat" vu qu'il sera rangé automatiquement au bon endroit.

Et en pratique la personne donne à son doc le nom "HFR_Discussion_Souffrance_au_travail_Recette_Gateau_Chocolat" (et encore là c'est léger, j'ai déjà vu une vingtaine de mots avant d'avoir le titre de mon doc )
Comme ça si t'es pas en résolution 28K, t'es sur que ton doc va s'afficher "HFR_Discu..." au milieu de tous les "HFR_Discu..."

Dans ma boite, ils sont inventifs, tous quelque soit l'âge mais, pour une raison inconnue, ils aiment mettre leur nom sur le dossier. Alors t'as truc dessiné par toto, truc dessiné par tata, truc dessiné par titi...Le problème étant que, des fois, sur la même affaire, tu as plusieurs personnes qui peuvent travailler sur le même document à des moments différents donc tu as un doc dans chaque dossier à des dates différentes et démerde toi pour retrouver le bon.      

Truc_desssiné_par_toto_et_tata_mais_pas_titi_a_faire_approuver_par_tutu
Suffit de créer un dossier par combinaison.

Erreur : dossier C:\Documents\Josiane\Mes inexistant

On a aussi une GED dans ma boite, par dossier client.
Mes collègues râlent parce que "c'est dans la GED, je l'ai classé, mais je ne sais plus où...."
J'ai aussi appris que si on laisse trainer des choses sur le bureau (du PC ), au bout d'un moment, les informaticiens suppriment ces fichiers
 
On bosse aussi avec une connexion RDS (je comprends l'utilité), mais purée, ca rame, et ca bug trèèèèèès souvent

 
Avec les solutions basées sur office Windows 365, ça devrait plus pouvoir se produire si par défaut les documents sont enregistrés sur OneDrive.  
 
Le problème peut se poser si Josiane démissionne et que son account est décommissionné.
 
Mais bon, si les documents datent d'avant office 365...

 
C'est mon quotidien ça.  
Je suis responsable de la GED.  
A ce titre les gens pensent que c'est ma faute s'ils retrouvent pas leur doc et je vais surement pouvoir les aider à le retrouver.
 
Quand tu demandes quelques infos pour faire des recherches:
- je sais pas comment j'ai appelé le fichier
- je sais pas ce que j'ai mis dans les filtres
- je sais pas de quel sujet ça parle
- je sais pas quand je l'ai rédigé
- je sais même plus si c'est moi qui l'ai rédigé
 
Mais je sais que j'en ai besoin pour une présentation dans 2min!

'vache, ça a l'air chiant.... Tu devrais te barrer

Nous entrons dans la 5ème semaine sans hiérarchie.
Les RH ne veulent rien nous dire, on n'a pas eu une seule communication officielle.
Les syndicats nous recommandent de faire une proposition de réorganisation pour notre service parce que visiblement personne ne sait quoi faire de nous  
Je vais refaire mon LinkedIn demain.

Avec les boîtes qui fonctionnent comme ça, c'est pas un problème

Les méthode de formation de ta boîte sont à revoir ?

 
C'est toute l'organisation de ma boîte qui est à revoir.  
La formation client est sensé être dispensée via des e-learning. Si besoin, il y a un support utilisateur, localisé à 2h30 de mon lieu de travail. Les mecs sont 3 et surchargés, et répondent quand ils peuvent.
Donc, les chefs se sont dit: "Ho ben Ran était développeur, elle va faire formatrice, support utilisateur, support collègue, c'est de l'informatique, c'est pareil". Sauf qu'entre le rêve vendu par mes chefs, et la réalité du terrain, il y a un monde.  
4 mois que je suis dans la boite, depuis le début du mois, et que mon évolution est devenue officiel, j'ai passé plus d'1/3 de mon temps sur de "l'informatique" (formation, support, dépannage des collègues, etc), et pas sur mon coeur de métier, pour lequel il faut que je sois un minimum concentré, et pas dérangé toutes les 1/2h.
Et encore, je n'ai pas commencé ce que ma boite m'avait proposé au départ, un petit audit de la boite

 
En théorie c'est génial.
T'as les mains libres pour créer des processus sur tableau blanc et les transposer électroniquement pour que tout le monde fasse comme tu imagines    
 
En pratique on paie la version la moins chère du logiciel donc t'as des processus déjà construits que tu peux pas modifier.
A toi d'adapter ton entreprise à ce qui a été préconstruit.
Donc forcement faire rentrer le peignage de girafes dans un flux d'enculage de mouches ca marche pas des masses  

Dans le genre on essaye de faire passer toutes les équipes de dev sous Jira.
Faut voir comment ça gueule parce que chaque équipe veut son workflow de la mort avec le petit chef qui veut micro manager chaque ticket ou ses champs personnalisés jamais remplis.
Les mecs comprennent pas que simple = mieux

 
Simple = mieux, mais je personnalise = je suis indispensable = je flatte mon égo

On vend un logiciel hyper paramétrable, vraiment
La plupart du temps le fait de pouvoir paramétrer son truc à sa façon c'est très vendeur commercialement (on s'adapte à LEUR manière de bosser mieux que tout le monde, un milieu rempli d'égos)  
Dans la réalité, personne le fait et suit le modèle standard

tu vends du service now ?

 
De l'ERP spécialisé

Bordel. Je fais du projet sur ce machin. Chez nous on l'a tordu au possible pour coller à des processus cogipien. Performances moisies, cmdb pas à jour. L'horreur.

Le notre est développé en interne, et ouais niveau paramétrage c'est forcément du lourd.
Et si en face personne ne gère le projet c'est vite le bordel

 
Votre ERP développé en interne pour vos seuls besoins ?