Reprise du message précédent :
Globalement oui, avec une "vraie" astreinte qui prend le relais si je suis pas là/pas dispo
 
Mais effectivement, c'est une plaie. J'arrive à faire des règles automatiques, mais ça prend du temps quand même (en plus de mes pulsions de freak control qui veut tout savoir )
 
C'est là que je bénis le ctrl+maj+v pour déplacer rapidement dans des sous dossiers (pareil, j'ai des dizaines de sous dossiers, un par système élémentaire )

salut    
 

 
 
 
clients qui t'envoient 1 PJ par mail
titre du mail : "(sans objet)"
nom de la PJ : "WA-988767657655.jpg"  
spécial bonus : image incrustée DANS le corps du mail
 

3180 brouillons

 
#teamprocra...

 
   
 
Où mets tu tes mails "en cours de traitement" ?
Chez moi ils restent (pour la pluspart, certains ont un dossier spécifique) dans la boite de réception, même en ayant une action notée à côté, pour les retrouver + facilement (ça n'est plus facile).  
Avant de commencer réellement ma vie pro, je "m'astreignais" à avoir maxi 10 mails traités ou non dans ma boite de réception. ça me convenait, c'était parfait.
 
Puis il y a les conversations par mails, bonus sur la mailing list du labo, qui arrivent dans ta boite. Et les mailing lists de diffusion plus ou moins obligatoires pour avoir une idée de ce qui se passe dans mon domaine. Les gens qui te joingnent par n'importe quel support n'importe quand, de préférence en se répondant les uns les autres, et en n'adaptant pas les sujets de mails. J'ai écrit des documents à l'usage de mes collègues pour que les mails et autres messages deviennent efficaces et moins un gouffre à temps. On a aussi des clients, à qui on ne va pas envoyer ce genre de document.  
 
Et... comme un autre HFRien, au milieu, il y a des mails qui nécessitent d'être répondus parfois dans l'heure. Pas souvent, mais quand c'est le cas, c'est important et délicat. Et franchement, ça me rend dingue, parceque un truc urgent devrait pas passer ou pas seulement par un système de messagerie lente.  
 
 

 
ça aussi. Mais les règles deviennent obsolètes avec le temps, sont compliquées à avoir le bon niveau de généralisation / précision aussi.  
 
La conclusion est : ma boite mail est devenue sans fond - trop d'information finit par la noyer
 

Perso je n'efface rien et ne trie rien, je regarde que les non-lus. Ce qui doit être lu sera lu (peut-être), ce qui doit être fait je mettrais peut être un rappel, et sinon ce sera oublié et je pourrais le ressortir avec une recherche.  
 
et quand je suis débordé par le nombre de mails, je fais ctrl-A et tout marquer comme lu, si c'était vraiment important fallait venir m'en parler

Vais utiliser un outil externe (n8n) pour ça et pas les outils de la boîte.  

 
Le tri automatique avec les regles outlook permet d'eliminer une grosse partie des emails automatiques sans interet, de 2 facons :
- pour tout ce qui est mail generique sans aucun interet (typiquement une notification systeme inutile a consulter), envoi dans un dossier dedie et marque comme lu
- pour les notifications potentiellement utiles, les envoyer directement dans un dossier en "non lu" : ca n'innonde pas la boite mail, et tu peux le consulter quand tu as le temps (et a toute vitesse) pour voir si tu as manque un truc
 
Si tu es sur un poste de production ou tu recois un torrent de merde, ca permet d'en trier deja une grosse partie.  
 

 
Alors un principe general de l'inbox zero est d'avoir un miminum de dossiers (perso j'en ai 13 et c'est deja trop AMA), et surtout de ne pas avoir de dossiers sous la ligne de flottaison. Il faut aussi que les dossiers soient MECE (mutellement exclusifs, collectivement exhaustifs).
 
Comme ca, trier un mail prend quelques secondes car il n'y a aucune hesitation a avoir sur l'endroit ou le mettre.  
 

 
Perso je dois recevoir une cinquantaine de mails par jour dans mon poste actuel, et dont 20 sont utiles et necessitent une reponse, 10 me sont bien destines mais ne necessitent pas de reaction de ma part, et une vingtaine sont traites automatiquement en envoye dans leurs boi-boites dediees. Je les consulte quand meme mais je sais qu'il ne se passera rien si je ne le fais pas.
 
J'avais mis en place mon systeme quand je recevais ~150-200 mails par jour dans mes roles precedents, et il fonctionne tres bien pour encaisser les pics de charge. Notamment au retour de conges quand j'en avais plus de 1000 lol.  
 
Pour repondre a tes questions:
- un mail "en cours de traitement" n'existe pas en tant que tel. Soit il est assigne a une action (= il a ete flagge et trie) et cette action sera faite au moment opportun, soit je suis en train d'y repondre car je peux le faire tout de suite, rapidement, et sans dependence. Dans le cas ou il y a plusieurs actions sur le mail, je dois saisir plusieurs drapeaux dans ma to-do a leurs dates respectives, et a traiter a ce moment-la. Par exemple : un mail me demande une action X, j'ai besoin d'une info Y de la part de bidule pour le faire. Je vais immediatement envoyer le mail a bidule (ca prend 2 minutes), assigner un drapeau pour relancer bidule sur le mail que je lui ai envoye, et flagger une autre action pour faire la tache et repondre au mail d'origine le meme jour. Je deplacerai les flags ou les marquerai en complete suivant que bidule me repond a temps ou non. Comme ca je n'oublie jamais rien.
- pour les urgences, on vient me notifier par email ou par messagerie instantanee. J'ai desactive les notifications outlook de nouveaux mails pour ne pas etre distrait.  
- pour les "gros sujets de fond" avec des tonnes de reponses et beaucoup de choses a lire, il faut avoir des plages de relecture / analyse de ces emails : donc j'assigne une action "lire le mail" avec un flag pour une date X, et je le trie directement. Je ferai l'action au moment ou j'ai le temps.  
 
Un autre principe general est de ne rien avoir sous la ligne de flottaison, comem dit plus haut. C'est vrai pour les dossiers, mais aussi les emails. Sur une interface outlook sur PC, je pense qu;on peut avoir une douzaine d'emails sans tomber dessous (en vue en colonnes), et peut-etre 7 sur le telephone.
 
Mais a partir du moment ou on a trie jusqu'a ne plus rien avoir sous la ligne de flottaison, eh bien ca serait dommage de ne pas appliquer la meme logique pour descendre jusqu'a zero n'est-ce pas  
 
Et ca fait plaisir d'avoir une inbox vide. La seule chose a faire a ce stade est de regarder ses flags de la journee, qui deviennent une to-do list de fait, et de traiter les sujets un a un. Pour les gros sujets (= long livrable a faire par exemple), la encore ils doivent etre divises en sous-taches, accomplissables sur 1 journee chacune, pour garder le fil jusqu'a completion.

Et si ca vous interesse, un brain hack super pour travailler sur un sujet chiant : faites juste la 1ere tache la plus facile du sujet. Par ex je dois faire une presentation, bah je cree le fichier, je le sauvegarde avec le bon nom, les bonnes pages de garde, etc.  
 
Une fois le mouvement entame, rien de plus facile que de commencer a travailler sur le fond, et de transformer la tache de "faire X" en "finir X : reste A, B, et C", ce qui est beaucoup plus facile.

Qu'est ce que tu appelles la ligne de flottaison?

Et niveau sous dossiers, justement, mon système me permet de trier en quelques secondes, et surtout de retrouver très très vite mes petits...

En gros je trie par système élémentaire (tout ce qui touche asg va dans le dossier asg), par arrêt de tranche (tout ce qui concerne exclusivement 1p4226 va dans le dossier 1p4226), tout ce qui concerne l'asnr...

Et j'arrive à avoir mon inbox vide tous les jours

Ce qu'on voit a l'écran sans scroller

Merci pour le temps passé à la rédaction et au partage

 
Il doit vouloir dire que tout doit être affiché sur l’écran sans avoir besoin de descendre. C’est donc variable selon la résolution/écran.

 
clair, l'abus    
 
j'ai 10 brouillons, le brouillon me sert exclusivement de "onenote" like

 
donc l'arrivée d'un problème important, dans une centrale nucléaire, tient uniquement au fait que t'aies lu, ou pas, un des 150mails/jour    
 
j'espère que t'es responsable maintenance des bornes élec du parking ou des distributeurs de snacks et pas du réacteur  

C'est pas l'arrivée, c'est sa gestion et sa priorisation.
Il n'y aura pas de souci nucléaire si c'est pas traité (ça c'est pas mon domaine), par contre on aura une déclaration ASNR (un évènement Significatif sûreté) voire une baisse de production (ça s'appelle un repli de tranche) en fonction de la conduite à tenir, si on ne respecte pas les échéances.  
Parfois, on arrive à s'en sortir, mais c'est rare et plus on a l'info tôt plus c'est gérable

 
Pourquoi ne pas faire en srte de ne plus recevoir les mails generique sans interet ?
 
C'est très intéressant et je crois que je vais reprendre le système de création d'une tâche si je ne peux pas traiter le mail directement, car ce sont les seuls mails qu'il me reste. Par contr, tu indiques qu'il ne faut pas avoir trop de dossiers mais suivant ton job, c'est juste impossible (en tout cas dans mon cas, ou je peux travailler sur des dizaines de projets/sujets en même temps).

 
Mais pourquoi gérer ça via mail, ça me semble assez inadapté

Parce qu'on est dans une industrie archaïque et que tout ce qui n'est pas écrit n'a pas de valeur
 
Donc il y a bien sûr les coups de fils dans tous les sens, mais parfois ça aide d'avoir un mail pour appuyer dessus, ou alors parfois on reçoit des mails qui touche à un sujet qui nous intéresse mais où l'expéditeur n'a pas forcément conscience que nous sommes impactés.
 
Exemple : mon périmètre porte sur des pompes, il y a un souci sur un capteur de pression, mais ce souci peut en fait impliquer ma pompe pour x ou y raisons. Il faut donc que j'ai un oeil dessus...
 
Mais c'est HS je pense

Il y a des outils de gestion d'incident /ticketing qui feraient le job.
 
Effectivement le mail n'est pas ce qu'il y a de mieux.

Ce que je n'aime pas dans la séparation mail / outil de gestion de projet c'est que souvent le coeur des infos est dans le mail. Donc soit il faut créer un élément dans son outil et dire "voir mail de X du Date" pour le détail, soit copier coller les infos en question. Et au final quand le travail sera fait il faudra probablement faire un rapport par mail.
Donc dans la mesure du possible je m'en tiens au mail pour éviter le boulot/doublonnage de l'info dans un autre outil.

Après ça va parce que j'ai peu de mails, peu de clients, pas de boss...

Quand j'étais salarié j'avais dev un outil de tickets le plus intégré possible à ce qui était déjà utilisé dans ma boite (back office...) pour qu'il y ait le moins de friction possible + fait le gros pénible sur les premiers mois en répondant systématiquement aux emails de demandes par "ouvre un ticket dans l'outil et je m'en occupe ensuite". Ça a un peu grincé au début mais après c'était clair que "pas dans un ticket = n'existe pas à mes yeux et à ceux de mon équipe".

 
la multiplication des outils de gestion de projet / communication en entreprise est effectivement anti-minimaliste (et donc appropriee a la discussion sur le topic)
 
entre email, Slack, Confluence/Jira, les commentaires dans les Google Docs et Google Slide Decks, c'est souvent le bordel
+ la multiplication des reunions juste pour decrire les tickets Jira et l'avancement de ceux-ci  

Vous parlez d'outils complètement révolutionnaires pour mon domaine...
 
On arrive déjà pas à travailler avec sharepoint ici, j'ai des gars qui savent pas gérer à la fois Teams et Outlook, et nos logiciels métiers ressemble à l'internet des années 90...

 
la meillure période de l'internet fin 90 et début 2000.

l'epoque où j'avais un webring sur mon site geocities dedie a FFVII  

 
1/ certains emails generiques ont de l'interet quand meme, et certains sans interet ne peuvent pas etre evites du tout (notifs systeme sur lesquelles tu n'as pas la main par exemple)
2/ "trop de dossiers" c'est a toi de voir. Perso j'estime qu'un seul dossier suffit pour mes emails perso, l'important c'est juste d'avoir une vue "trie / pas trie". Pour le pro je fais un peu de tri car je sais qu'il y a des emails que je n'aurai jamais besoin de rechercher.  
 
Chacun voit midi a sa porte, mais comme la fonction recherche d'outlook ou de gmail fonctionne correctement, je prefere taper dans la barre de recherche plutot que d'aller fouiller dans des dossiers. Et du coup c'est un peu plus facile de trier mes emails, car pas besoin de scroller pour mettre dans le bon dossier.

Ca signifie que les workflows ne sont pas bien definis. 1 process = 1 seul outil de workflow.

Comme dit depart, un bon workflow a 1 seul point d'entree systeme, et il faut parfois contraindre les utilisateurs.

 
En même temps Sharepoint, c'est un peu de la merde....
 
Avec leur Teams, OneDrive et Sharepoint, Microsoft a réussi à faire en sorte qu'on en mette partout sans que 90% des utilisateurs en comprennent le fonctionnement.

Avec la synchro tu peux te servir d'un dossier sharepoint comme un dossier windows normal, sans avoir a passer par leur interface web degeulasse la

 
Tu veux dire un OneDrive  

Bah c'est onedrive qui synchonisera localement le fichier sur est sur teams ou sharepoint quoi

Le stress d’acheter des trucs à des gens dont ça va aggraver l’encombrement qu’ils ne réalisent pas forcément.
Oui le bordel des autres pire stresse aussi, dans ce moment-là, j’ai qu’une envie c’est de retrouver mes affaires qui me suffisent

Au fait, est-ce que vous considérez que ce topic est un lieu où on peut parler de cette absurdité que sont les "Secret Santa" en entreprise, en formation, PARTOUT    
 
Perso ça m'agace prodigieusement :  
- devoir dépenser du fric pour quelqu'un que je n'aime pas, dans un objectif de "dépenser pour dépenser", pour acheter quelque chose que la personne n'aimera probablement pas en plus, et qui sera stocké/jeté
- devoir recevoir un "cadeau" dont je n'ai que faire, qui va juste aller soit directement à la poubelle, soit se faire stocker dans un coin ("parce que je pourrai peut être le refiler à quelqu'un d'autre au prochain Secret Santa où on m’enrôlera de force " )
 
Je trouve ça ultra consumériste au premier sens du terme.
Ça me semble teeeeellement absurde, vraiment je ne comprends pas comment ce genre de chose peut se développer alors qu'en parallèle on est censés être sensibilisés au développement durable et compagnie.
 
Bon, dans mon cas, j'offre un truc à bouffer, comme ça c'est périssable, ça évite les encombrements d'objets. Mais ça m'exaspère.
 
 
(Après il y a plein de trucs ultra absurdes à mes yeux dont je me fiche, si ça fait plaisir aux gens. Typiquement, aller couper un arbre vivant dans la nature pour lui foutre plein de trucs en plastique sur la gueule un mois avant de le mettre à la poubelle quand il est bien mort, je trouve que c'est un non-sens de folie qui me dépasse, mais j'arrive à comprendre intellectuellement que ça fasse plaisir aux gens. Mais alors les Secret Santa, JPP    )

On n'a pas ça ici, et tant mieux

 
Pour le truc vivant, achète le dans une pépinière d'épicéa, c'est comme une salade, ça se replante et puis à la fin tu le donnes à tes chèvres qui vont se jeter dessus.

ici c'était 10€max mais cette année, j'ai réussi à diffuser l'idée qu'on le fasse pas... et on en fait pas. Bon on est que 4.
à la place on va aller voire un coup.

Vrai
 
C'est l'effet de mode.

Ici on a eu le choix de "participer ou non" au secret santa.  
Evidemment, j'etais le seul à ne pas participer, mais je m'en fous.
 
Et coté Noel, toujours compliqué, mais cette année j'ai trouvé : Cours de musique avec applis pour les enfants, stage de pilotage en simulateur d'avion en duo, séances de massage.  
Je suis preneur d'autres idées du genre. Il n'est jamais trop tard.
 
Ca rappelle un peu les wonderbox, qui se souvient de ces bouses ? Je crois que le pire c'etait le stage en Ferrari, tu te tape 2h de route pour aller sur un circuit ou tu monte 2 min en passager pour faire un tour et apres tu rentres chez toi...

Ici le secret santa c'est en famille.

Plutôt que d'offrir un cadeau par personne, on se met à plusieurs pour offrir un truc sympa, utile et personnalisé à la personne désignée.

Par exemple, j'offre un réchaud à mon frère qui vient de tout claquer pour vivre en van, et des couteaux gravés (par moi) à mon autre frère qui commence une formation de boucher.