Reprise du message précédent :

Toi, t'es pas dans une Cogip où faut chasser les infos dans 15 groupes teams et 12 sharepoints sans compter les trucs dits à l'arrache dans une réunion qui n'a rien à voir.

+1 pour la traçabilité des mails, ça me sauve régulièrement les miches quand un interlocuteur commence à travestir un peu trop la réalité

Les mails c’est pourrit
 
Je préfère ça :
- Teams pour parler aux gens  
- Confluence pour la doc  
- JIRA pour le suivi projet / tickets

En gestion de projet/compte/contrat on peut pas vivre sans les courriels et les archives de PJ.

 
tu peux pas faire autrement qu'utiliser les mails à tout va pour tracer justement ce qui a été dit, ce qui a été décidé, ce qui est en cours, ce qui est fait.
ça reste effectivement pourri de devoir aller choper le mail d'il y a 3 mois pour reprendre les bonnes infos et continuer le projet, mais c'est aussi très utile de pouvoir avoir un historique pour mettre le nez des charlots dans leur propre caca
 
et ça reste aussi utile pour mettre N+2 et N+3 en copie et demander à ce qu'une action soit faite ou prévue pour telle date car la production est en danger sinon... et quasi toutes les grosses boites que j'ai fait, c le seul moyen de faire bouger certains mecs voire certaines équipes.

webex/jira/confluence ici

Teams/Confluence/Jira aussi.
 
A+,
 
 

Tracer par email, c'est so 90's-00's ...
Faut pas avoir regardé ce qu'il se fait depuis au moins 10 ans et ne pas avoir regardé comment les mails fonctionnent sous le capot ...

Le problème, c'est que le client (CP/Marketeux/Commercial), soit il envoie des mails, soit il te fait chier par des chats. Les autres outils c'est compliqué, et puis y'a pas de contact direct, c'est pas pareil tu vois

 
Comment tu traces de manière quasi-inaltérable (pour un besoin classique de "je l'avais dit" ) avec des collègues ? Tous les outils de gestion de projets/tâches que j'ai vu, l'admin du groupe peux tout supprimer au besoin, teams la recherche est très compliquée pour planquer ses fesses...
 
Avec un client un petit contrat, avec un collègue c'est un email pour dire "c'est une mauvaise idée  de drop table NosClientsVIP mais je le fais sur ta demande"

Dans mon métier n'ayant rien à voir avec l'IT, ça sauve les miches ( les tiennes et/ ou celles de l'employeur) de pouvoir prouver que tu as fait/ dit ça il y à parfois quelques années. Tu proposes quoi comme outil pérenne/ facile à utiliser pour des non IT ?

Les emails, "quasi-inaltérables" ?
   
 
Un email, ce n'est que la transposition informatique du courrier de La Poste.
La Poste ne te garantie rien du tout, ne te stocke pas tes échanges, ne te garantie pas qu'ils seront lus par le destinataire (ni même reçus, d'ailleurs), ni comme ils seront stockés par ce dernier, etc ...
C'est ni plus ni moins que le fonctionnement d'une carte postale de vacance qui peut arriver après que tu sois rentré, ou une bouteille à la mer.
 
Ajoute à ça les différents systèmes de gestion des emails (centralisé/décentralisé, interne/externe, ...) et les dérives associées (répondre à tous, non maitrise des destinataires, données sensibles transférées à l'extérieur, etc..).
Tout le monde à déjà eu le cas de quelqu'un qui "n'était pas au courrant" parce que (cocher la/les case(s)) :  
- il n'a pas encore lu ses emails
- il n'était pas en copie
- il n'était pas encore dans l'entreprise quand ça a été discuté
- ah mais non mais tu as fais une faute dans son adresse email
- il y a eu un souci de distribution / serveur surchargé / incident ...
 
Un Wiki ou une GED versionnée et backupée pour stocker les informations, l'email ne devant servir qu'à la communication à l'instant T de l'information.
Et pour les clients, on a inventé les CRM.

 
Pour 2023, grosscogip envisage de passer les fichiers du format office 2003 vers le format office 2007 (doc -> docx, xls -> xlsx ou xlsm, etc...).
 
Ne sous-estime pas l'inertie des grosses boites

 
+1    

 
La  GED ou le wiki de ton équipe, ils sont gérés par ton équipe. Donc ton chef (ou un collègue admin) peut faire péter le truc n'importe quand.
Perso sur notre outil de gestion de projet, je peux supprimer définitivement des tâches, des commentaires, modifier tous les champs... et sans laisser de traces (pour l'utilisateur). Zero preuve (sauf à aller demander à un admin azure), paye ta traçabilité...
 Les emails sont gérés dans une autre équipe très loin de nous, qui n'a aucune raison d'intervenir dans une guéguerre locale à base de "Monsieur P. pourquoi vous avez droppé la base super importante pour le dossier trucmuche?" alors que c'est lui qui a demandé de la détruire.
 
S'il a pas lu ses emails -> son problème
S'il était pas en copie -> bah ça casse le principe de se couvrir le cul ^^
 
c'est pareil pour les CR de réunion dans teams, tu peux revenir 6 mois après et éditer le message ni vu ni connu. Le mail envoyé et archivé par quelqu'un, non.  
 
L'analogie de la poste est la bonne d'ailleurs. C'est merdique le mail mais ça prouve qu'à un instant T Machin a dit truc à Bidule. Bref, j'aimerais bien que t'ai raison mais j'ai encore rien trouvé de mieux pour se couvrir le fion sans risques.

GitMail.
 

Vu qu'on n'a pas accès à la base de données de prod, on demande une intervention à un service de pousse boutons.
Donc un jira chez nous + un ticket service desk ou carrément un "change" avec tout un tas de validations par des manager + une "task" pour le pousse-bouton qui va exécuter ta requête SQL (avec un peu de chance il n'utilisera pas le même interpréteur que toi et va te foirer ta requête).

 
Tu fous dans la blockchain

Tu ne versionne pas tes données ?
Tu ne sauvegardes pas tes données ?
 
C'est la base avec n'importe quel système...
Du coup c'est vraiment le système "bouteilles à la mer" ce que tu décris...

disons que "tout le monde" a au moins une adresse mail en entreprise, c'est la base, alors naturellement tout le monde utilise ce moyen de communication même s'il est pourri ( pourri à cause de ses inconvénients ) par facilité, flemme, habitude...

C'est exactement ce que je disais plus haut :

C'est une (mauvaise ?) raison, pas une excuse.

 
ah mais tu prêches un convaincu. L'e-mail reste malheureusement obligatoire car c'est l'unique moyen de comm pour les inscriptions sur des sites web par exemple, mais partout où il y a une alternative, il ne faut pas se gêner pour l'utiliser.  Et comme je disais précédemment ( ou ailleurs ? ) , à la limite, une utilisation acceptable de l'e-mail est de passer par les listes de diffusion comme dans l'open-source. Mais ce n'est pas idéal car tu ne vois pas l'historique et tout ce qui a été envoyé au moment où tu n'étais pas là n'existe pas.  
Pourtant, dans les années 80-80, il y avait un truc limite plus pratique qui s'appelait les newsgroups.

 
Alors on s'est mal compris je parle pas de données, ni de documentation. Je parle de Robert, Directeur un peu dictatorial, qui te dit à l'oral "vazy monsieur Nex84 appuie sur le bouton rouge devant toi, là où alors...". Comment tu prouves au chef de Robert qui veut te virer toi, une fois que tu sais que c'était l'arrosage automatique de l'entrepôt/datacenter/boulangerie, que Robert a fait de la merde et pas toi ?
 
A la rigueur, un outil de ticketing ça marche mais il faut que ce soit géré par un tiers qui ne puisse pas modifier le contenu (donc sauvegardé pour chaque utilisateur de façon non modifiable = local).  
 
c'est l'équivalent de la lettre AR que tu utilises pour les actes importants, pour prouver que tu as bien envoyé tel truc (sauf que le mail on peut aussi retrouver contenu en plus de l'envoi). Et faut pas que Robert bosse au service qui gère les emails

Voilà : tl;dr : les mails c'est pour se protéger des mecs qui veulent t'empapaouter.

Et ça marche aussi quand tu traites des affaires hors de ta boite. Vous créez un compte/ vous formez tous vos contacts externes à l'utilisation de votre GitMail à la moindre interaction hors de votre boîte ? le mail c'est probablement la moins pire des solutions hors environnement IT.

Alors on ne s'est vraiment pas compris.

A partir du moment où tu pars du principe que les mails ne sont que pour les échanges et pas pour servir de système de validation, alors un directeur ou n'importe qui d'autre ne pourra pas se baser dessus pour venir t'exxxrder via ce canal.
C'est un question de culture globale, utilisant des outils adaptés.

Pour ton exemple, je l'ai vécu.
Une demande hors process d'action en Prod venant d'un grand chef à base d'invectives à l'oral et de mails.
J'ai refusé.
Il a râlé comme seul un grand chef sait faire et a trouvé une bonne âme pour le faire à ma place.
Résultat :
- Incident de Production avec perte définitive de données business.
- La bonne âme a été virée pour faute grave, malgré les mails.
- Le grand chef doit répondre personnellement de ce qu'il s'est passé et des conséquences auprès des régulateurs bancaire (l'application en question étant soumise à la Loi de Programmation Militaire et à la Commission aux comptes) et risque aussi le licenciement.

Du coup je ne vois pas bien en quoi un email "te couvre"... contrairement au fait de travailler correctement.

Peut être parce que tu es dans un environnement assez particulier? Perso, en 25 ans, les rares fois où cela a été chaud pour mes fesses, une simple allusion à l'échange de mails ayant conduit à la situation a suffi pour refroidir l'incident. Et on utilise des systèmes de tickets, sauf que les clients s'en branlent et passent en direct donc tu crées le ticket, tu fais le suivi de tout le monde et tu clos donc aucun intérêt pour couvrir tes fesses...

"oui, j'ai fait exactement  comme tu m'as dit de faire le 17/04/2022 16:43:19   "

(avec le format de date qui montre que tu viens de copier/coller, l'interlocuteur va rechercher dans son propre Outlook et bizarrement l'échange s'arrête instantanément)

 
En même temps dans un système de billetterie digne de ce nom tu peux aussi renvoyer vers l’échange dans le billet avec la demande datée.  
Et en plus si le système de billet est utilisé par les clients (qui n’ont donc pas de courriel @cogip), ils peuvent recevoir un courriel @client à chaque échange dans le billet voir même répondre sur le courriel et le système de billet ajoute un échange.  
Donc en interne système de billet, et à l’externe possibilité de courriels gérés par la billetterie pour les clients qui veulent absolument utiliser Outlook

 
Je travaille dans le pharma, on a une GED avec audit trail gérée par une société extérieure ainsi que des process de validations parfaitement définis. Derrière nous c'est l'ANSM qui viens régulièrement vérifier si on a pas fait (trop) de la merde.
 
Le mail effectivement ne couvre pas quelqu'un qui a fait une connerie. Si tu met un patient en dangers en respectant pas la procédure tu te fera virer. Même si c'est le chef qui a dit. Par contre un mail prouve effectivement que le chef était dans l'histoire et le fait tomber également.
 
Donc dans mon expérience le mail est là donc pour tracer ce qui s'est dit entre des personnes, permettre de comprendre l'histoire et de prendre les bonnes décisions derrière. J'avais eu un gros soucis a gérer, du genre qui aurais pu faire rappeler 1 ans de production (le genre qui fait que le directeur du site se met a prendre des nouvelles deux fois par jours ).  
Pendant l'investigation une histoire sans queue ni tête, pleine d'incohérence dans notre système qualité (des gens qui sont partis et arrivés dans l'entreprise, des informations qui apparaissaient et disparaissaient entre les versions des documents...). C'est au hasard d'une discussion que j'ai appris l'existence d'un échange de mail qui a permis de retracer l'histoire et comprendre la magouille. Permettant déjà de totalement dédouaner une partie des acteurs (dont la seule erreur a été de ne pas avoir relu avec précision l'intégralité d'un protocole lors de la rédaction du rapport) et mettre en place des verrous pour que ce genre de phénomènes ne se reproduisent plus. Et au passage avoir assez d'informations et d'assurance pour ne pas avoir a rappeler toute la prod. Si on parle juste en terme de chiffre d'affaire, ce petit mail nous a économisé 150 millions d'euros. Les personnes a virer avaient déjà quitté le navire avant le début de mon investigation    
 
Après c'est aussi un moyen très simple et rapide de faire un compte-rendu de réunion que tous les participants peuvent imprimer et garder comme mémo
 
Et pour finir, falsifier un mail c'est durs. Ça implique d'avoir la coopération de tous les autres destinataires + service IT... Vu que par défaut, un mail sur un sujet sensible a toujours le N+1 en copie, le risque de faux est faible.

+1 avec les copains au dessus. Ça " couvre" dans le sens où ça prouve que c'est pas ton initiative. Je parle pas de commettre une faute grave (genre demander au stagiaire d'aller débloquer la pale du broyeur ), juste pour les petits problèmes du quotidien en entreprise où ce sera tellement facile pour ton chef de dire "ah, ça, c'est une initiative malheureuse de Nex84, d'ailleurs on reconduit pas sa prestation".

Après chez toi ça semble très carré, et personne magouille... Perso j'ai déjà vu des mecs supprimer des ERP des commandes clients déclarées en douanes, des projets qui subitement disparaissent des suivis, et j'ai mis en place des outils de suivi de projet pour le management où clairement j'avais les droits pour modifier le contenu de tous les projets (y compris budgets, etc.) sans aucune trace possible. Bref ça incite pas à faire confiance dans autre chose qu'un truc géré très loin de ton équipe, avec un minimum d'interactions avec les autres (ce qu'est notre équipe emails).

D'ailleurs, les n+x ont appris à  se méfier des mails du type :
"Avant d'agir conformément à notre échange de ce jour, peux-tu me confirmer que j'ai bien compris ta demande de [faire une grosse connerie] ?"

Je n'ai même pas encore parlé des mails falsifiés (entêtes modifiées, usurpation d'identité, etc...)...
Non je maintiens : le mail c'est le pire des système.

Surtout que personne ne s'en sert correctement : j'ai rarement vu de boites utilisant des certificats pour certifier émetteurs et destinataires, ou de chiffrement PGP par exemple.
Parce qu'à ce moment là oui, les emails peuvent éventuellement devenir le système pour tracer les demandes.

Et encore, ...
Comment tu centralise ça ? Une boite partagée que personne ne lit, une liste de diffusion où les 3/4 des gens sont partis ?
Comment tu consolides les infos et la timeline de ce qu'il se passe / des décisions ? Quand c'est en vrac au milieu de milliers de mails incluant des Re:Re:Re:Re:Fw:Re:Re:Re ? Quand on t'oublie dans une réponse ou un Forward ?....
Quel mail est important et lequel ne l'est pas ? Lequel contient la dernière information à jour (celui le plus récent ou le dernier mail qu'on t'a forwardé pour info qui date d'il y a 3 ans) ?
Pire : chacun gère ses mails à sa façon et tu ne peux pas forcer les gens à faire tout "comme il faudrait".
La bouteille à la mer, encore une fois.

Et que dire du coût de tout ça, d'autant de données dupliquées ?
Faites l'exercice : comptez combien vous avez de mails dans vos BAL qui sont plus gros que le jeu Doom (référence de vieux) ?
En sachant que chaque donnée est dupliquée au moins : en cache dans l'outil de messagerie, sur le serveur, redondée et sauvegardée : donc on a au moins la taille de chaque mail x4.

Oui on a "toujours fait comme ça", mais encore une fois c'est une mauvaise excuse.
C'est pas parce qu'on a toujours fait de la merde qu'il faut continuer.

Je crois qu'on ne parle pas de la même chose... Bien sur que des outils de tickets, suivi, documentation whatever sont indispensables poue le suivi de l'activité au quotidien. Mais dans bon nombre d'entreprise, les échanges par mail sont les seuls que tu peux gérer comme tu veux, sans crainte de les voir amendés, supprimés, détournés et donc deviennent une solution de couverture de risque de bullshit. Un simple exemple : sur mes 2 derniers clients, seuls ceux-ci avaient les droits complets pour faire disparaitre des taches/suivis/info de ces outils? Crois qu'en cas de merde en approche, ils vont laisser les infos dedans et dire "oui, oui, c'est bien nous qui avons déclenché ce bordel"? T'es bien content d'avoir le mail du client demandant d'envoyer au broker des matériels neufs avec 2 confirmations...
 
 
PS : mais nous ne sommes surement pas au même niveau hiérarchique, étant simple grouillot de OSS.

 
Donc la solution c'est de développer un soft spécifique pour chaque type de demande/problématique? Bonjour l'usine a gaz, la rigidité et le coût... Parfois faut juste se dire qu'une solution pas forcément optimale mais simple a développer est suffisante pour beaucoup d'utilisations. Excel reste un des outils les plus puissants en entreprise pour traiter des infos, tout comme le mail reste l'outil le plus puissant pour communiquer.
 
Tu te plains de coût de stockage des mails, et tu veux créer des systèmes spécifiques pour chaque situation, tu trouve pas que ton discours est a coté de la plaque?  
 

 
C'est quoi la bonne méthode pour gérer se mails? J'avoue que je suis curieux là.
 
PS: Si tu est "oublié" dans une suite de re: re: fw: re:,  c'est qu'on t'a viré volontairement de la liste

On dit pas de bosser avec le mail, mais de reconnaitre que c'est souvent en entreprise la seule chose qui protège de ça:

 
Après, si tu as une meilleure solution n'hésite pas à nous dire. Par exemple, si ton chef te demande de venir en minijupe pour que le client signe, tu lui demandes un ticket Jira, une GED, ou un email CC RH pour valider sa demande ?  
 

   
tout bruler et garder que les validations de décisions à la con des puissants, pour les emporter avec soi dans la chute, bien sûr!
 

Les outils existent déjà.
Jira et Confluence on été cités, mais tu peux étendre la liste à n'importe quel outil de ticketing, de suivi projet, de ged/documentation, etc....
Il y a du gratuit, du payant, de l'open source ou du logiciel éditeur, etc...

Et concernant les mails, je suis passé par des clients ayant une politique zéro-mails. Justement pour les raisons que j'ai cité.
Ça repose les bases et permet de se reposer les bonnes questions :
- Comment optimiser les échanges et ne garder que ce qui a de la valeur ? (un mail = une information, une réunion = une décision ou un plan d'action)
- L'outil optimal pour chaque besoin (mails = com', slack ou équivalent = discussions, tickets = demandes et flows de validation, wiki = documentation validée versionnée)
...
Résultat :
Quasiment plus aucun mail, à part les communications officielles ou les mails clients. Ces mails ne sont plus noyés dans les mails automatiques qui sont redirigés dans des outils adaptés (supervision -> tickets , scripts -> gestion des logs, etc...).
Le nombre de réunions a été divisé par 4, et leur durée est passé de 1h à 30 min.
On gagne en temps de travail (plus besoin de dépiler des centaines de mails ou de faire des règles de messagerie custom), en temps pour chercher une information fiable et à jour, etc...
Pas besoin de chercher dans ses mails une quelconque demande ou décision, tout est tracé pour tout le monde au même endroit.

Et au final tu ne fais plus que ton vrai métier, ce pour quoi tu es payé et ce pour quoi tu as de la valeur pour l'entreprise.
(Après si tu es payé pour venir aguicher le client en minijupe, c'est ton problème )
A partir du moment que tu acceptes de faire n'importe quoi, tu as déjà perdu.

Le mail c'est pas parfait mais je vois pas par quoi le remplacer, slack et autre c'est pas le même besoin/fonctionnement. Puis le principal avantage du mail c'est que tout le monde en a un et tout le monde sait l'utiliser à minima, les clients, fournisseurs, les secrétaires, etc..
A moins que la boite vive en autarcie c'est impossible de faire du zéro mail.

 
le but c'est pas de le remplacer complètement, car effectivement ce n'est pas possible, mais que ça devienne une exception et non la norme. A n'utiliser qu'en dernier recours quoi.
 
Déjà, ca ne tiendrait qu'à moi, je supprimerais les pièces jointes par mail, et uniquement du texte brut.

 
Tu réponds pas à la question en fait. J'ai zéro mail automatique, je recherche jamais de la doc ou une info fiable dans mes mails (et globalement, je répond peu à mes emails), on a des outils identiques ou similaires aux tiens (sauf pour documenter le code où c'est naze )
 
comment tu règles le problème de la demande sexiste sans sortir un redface ? Comment tu règles le problème évoqué au dessus du matos neuf qui part à la poubelle si tu as eu ton ticket validé et qu'ensuite le chef sort un "oui mais j'avais mis une délégation" ou "oui mais non, ce ticket n'existe pas" parce qu'il l'a supprimé ?
 
Ouais, les emails c'est merdique, et tu peux pas bosser avec au quotidien. Mais j'ai encore rien trouvé qui permette de pas se faire jeter sous le bus par le premier carriériste venu. Dans ta liste:
slack/teams: chaque message/CR de réunion est éditable à volonté pour masquer une boulette
tickets: modifiable/supprimable sans traces par le propriétaire du Jira/azuredevops/etc.
confluence: modifiable et pas de "preuve" que la personne l'a vu et validé.
wiki: ouais c'est versionné mais pareil, tu peux faire sauter et t'as pas forcément la validation par le donneur de l'ordre.
Un email, tu prouves que tu lui as envoyé à lui, et après c'est son incompétence qui joue.
 
A la rigueur, j'accepte le réseau social d'entreprise pour poser ta crotte en mode "salut tout le monde, aujourd'hui @nex84 me demande d'aller jeter le matos neuf, vous pouvez quotez !"

Faut pas refuser directement faut demander " ok, mais tu me fait une demande Manuscrite, daté signé et tamponné que je fait ça contre mon avis sur ordre direct et formel   , ça sera utile pour le tribunal.... après   "

Ces plateformes ont surement toutes des mécanismes de gestion de droits voire des historiques de modifications.
Suffit de restreindre certains droits "sensibles" à un tout petit groupe de personnes et qui, si la taille de l'entreprise le permet, sont totalement déconnectées des "projets" présents sur les outils ...
Reste le facteur humain (et leur intégrité) mais limité sur un très petit nombre de personnes.

Certaines sociétés (souvent dans les secteurs sensibles et/ou multinationales) ont pleinement conscience de ce "pouvoir" et ont mis en place des mécanismes pour limiter au maximum ce genre de risques.
Et ca peut aller très loin : habilitations "défense", protection "physique" des admins (bureaux blindés, ...), procédures spécifiques en cas de tentatives de pression / corruption, ...