Bonjour,

Je recherche actuellement des suggestions pour optimiser la gestion des emails d'une PME d'une petite 40ain d'utilisateurs (donc petit budget   ).

Cette société utilise actuellement les services basiques d'un prestataire d'hébergement mutualisé ainsi que les adresses emails en POP3 and SMTP, avec Outlook 2007 en client de messagerie. Ce n'est clairement pas une solution optimale mais satisfaisante vu les besoins et le budget  

Le problème vient de la gestion des emails stockés et archivés en local: les utilisateurs les moins chevronnés n'archivent pas leur emails au fur et à mesure, se retrouvent avec des PST énormes qui accumulent parfois des erreurs et doivent être réparés régulièrement, ce qui ralentit l'ensemble des utilisateurs puisqu'on est sur une infra basée sur TSE. L'infra est gérée par un prestataire externe (qui nous recommande de mettre en place un serveur Exchange interne - forcément   ).
La PME sera bientôt reliée à la fibre, avec une connexion 4G en backup.

J'ai quelques pistes de réfléxion en cours mais je n'ai pas assez de recul pour savoir quelles sont les plus adaptées au contexte de l'entreprise (en terme de coûts, d'efforts, de risques etc...) à moyen/long terme.

Quelle(s) solution(s) recommenderiez-vous et/ou avez-vous mis en place pour une PME ayant des besoins similaires?

- Un serveur exchange en interne? Cela nécessitera l'investissement d'un serveur supplémentaire pour la PME, est-ce que ça vaut vraiment le coup et le coût?
- L'utilisation de boîtes emails Exchange chez un prestataire externalisé (dépendance et fiabilité du prestataire en question, pas d'investissement mais coût plus élevé à long terme)
- Des solutions moins onéreuses mais tout aussi efficaces que le "sacro-saint" Exchange dont tout le monde vante les mérites?

Pour Exchange, je l'ai déjà vu en tant qu'utilisateur mais jamais côté infra/admin. Je crois aussi qu'il existe plusieurs mode (connecté/offline avec synchro?)  

Évidemment, si l'impact vis-à-vis des utilisateurs est minime, ce sera un gros plus (en gros, si on leur laisse leur Outlook qu'ils ont l'habitude d'utiliser depuis des années)  
 
Merci pour vos suggestions  

Hello
 
Je te conseil de prendre Exchange E1 sur 365.
Un serveur interne pour 40 user et gérer la sauvegarde ça va te coûter un bras, du moins bien plus que 3 € / mois / user sur 365. https://products.office.com/fr-fr/e [...] line-plans
L'administration est plutôt bien foutu, pour faire du standard à savoir créer les comptes, les licences, les boites ça ne va pas chercher loin, tout est bien indiqué.
 
Ca remet en cause ton client Outlook 2007 qui n'est pas compatible et du coup revoir tes licences Office (et là par contre mieux vaut les prendre en OEM en version 2019 qu'en abo sur 365 car c'est bien plus cher sur le long terme), ce qui n'est pas un mal car Office 2007 en 2019 c'est plutôt moyen. Quel âge ont les pc pour avoir du 2007 ?

je te conseil aussi vivement office 365 qui permet d'avoir les pack office dernières version et des boites de 50 GO (100 go MAX)
tu auras la possibilité de faire des BAL partagées , partage des contacts , one drive etc ..
il permet d'avoir accès àu mail depuis n'importe quel endroit a condition d'avoir internet.
 
 
l'exchange local je recommande pas car il faut effectuer de la maintenance ajouter du stockage pour la banque exchange, prévoir les mises à jour et prévoir de l'espace pour la sauvegarde
avec office 365 tu évites tout cela
 
je te recommande d'ajouter un antispam performant en plus d'office 365  (altospam)  
 

en detail les differents type  
 
https://products.office.com/fr-fr/b [...] ness-plans

une question a se poser aussi: est-ce qu'il y a un REEL besoin d'avoir un client lourd pour la messagerie ???
 
sinon, OWA directement sur le serveur exchange donc chez crosoft.
 
ça limitera le besoin en terme de licence et donc de cout.

Merci pour vos réponses    
 

Pas de PC mais des clients légers sur une infra TSE qui date d'il y a un peu plus de 10 ans, et qui a été virtualisée depuis 2-3 ans
 
 

 
Bien noté pour l'option Office 365 mais vu notre utilisation très limitée du pack office, le plus important reste la boîte email, le reste est vraiment accessoire (Office 2007 ou OpenOffice suffisent pour les besoins).
 
 

 
Besoin réel clairement pas. Cela dit, si on peut garder une solution "familière" qui ne nécessite pas de repasser beaucoup de temps et d'efforts vis-à-vis des utilisateurs, ce sera évidemment un plus aussi    
 

Quelles sont les limites de coût / user / an ?
 
Je te conseillerai de faire un tour chez OVH...
Emails pro /10go /0,99HT par user par mois
Ou alors du Exchange chez eux.

de toutes façons, ton office 2007 devra être mis a jour (en dehors du fait qu'il est OEL et qu'il y a quelques failles non bouchées, les versions récentes exchange ne sont pas compatible avec car trop vieux)
donc tes users seront un minimum perdus.
 
mais l'interface de OWA est très similaire aux clients lourds, donc a tester
 

email pro OVH c'est du POP donc retour a la case départ
 
donc OVH uniquement pour du exchange et uniquement si on a besoin de savoir que les données sont hébergées en Europe, sinon Microsoft (ya régulièrement des "soucis" chez OVH)

Pourquoi ce serait du POP ?
Il y a aussi de l’IMAP...

je partirais sur du :

 
voir office365 ou google apps
 
c'est pas cher et t'a enormement d'espace et d'utilitaire.

office 365 en mode F1 ou du small business essentials ou du google apps ouais

Google app, c'est pas mal, mais c'est presque dommage de ne se servir que de la partie mail (à 8€ / mois, stockage illimité mail / drive).
 
Mais si on veut utiliser le reste (drive, team drive, file stream, et les "sheet", "doc", "slide", etc) ça nécessite un peu de repenser un peu tout et de former les gens. (surtout si ils sont aussi réfractaires aux changements qu'à peu près partout )

 
C'était pas mal.  
 
Mais depuis que Ms est entré dans le jeu avec 365, c'est beaucoup plus compliqué à justifier. D'ailleurs ils se sont fait bouffer en seulement quelques années sur ce marché pour lequel ils étaient pourtant seuls, voire qu'ils ont même crée en fait..

Quels sont la avantages de 365 face à Google Apps ?
Cela m'intéresse car je préfère pousser 365 que Google Apps mais je suis toujours à la recherche d'arguments

 
C'est à une vache près le même prix, sauf qu'avec MS tu ne changes aucune façon de travailler, alors qu'avec gsuite tu dois effectivement comme dit plus haut, tout réapprendre, voir même réadapter ton business. Et pas forcément avec succès.
 
Avec Gmail tu dois passer obligatoirement par le webmail, tes documents ne t'appartiennent plus puisqu'ils ne sont dispos qu'en ligne au format google etc... Il faut adherer au paradigme Google, pas le choix.
 
Avec 365, tu peux continuer à utiliser ton outlook comme avant, Tu peux avoir tes documents synchronisés pour de vrai sur ton ordi, alors qu'avec gsuite tu n'as au mieux que des raccourcis vers tes documents en ligne..
 
Si tu gère bien ta migration on-premise->365, les utilisateurs ne voient même pas la différence avant/après.
 
Et même avec toutes les volontés du monde, beaucoup de boites qui ont décidé de faire une full migration gsuite, se retrouvent toujours à acheter de l'excel et powerpoint à coté, parceque gdocs c'est toujours pas ça, et quand tu en arrives là, tu fais le compte du gapps à 8€/user + licences office séparées et tu te dis que le 365proplus était finalement un meilleur choix...  
Sans parler dans ce cas de la cohabitation entre Word/excel/powerpoint (voire même Libreoffice en fait) et google drive est tout sauf heureuse (impossibilité de partager les fichiers en l'état, il faut convertir, on obtient donc des documents en double, triple etc...) alors que faire cohabiter Libreoffice et Onedrive par exemple ne pose aucun pb. Oui, Onedrive est plus copain avec les formats de LO que Googledrive.
Bref des détails, mais une gigatonne de détails comme ça. Un nouveau par jour.
 
Même à titre perso c’est vité plié (voire même encore plus vite) : Au prix d'un abo google drive 1To, tu as un 365 famille qui couvre 6 personnes avec 1To chacun, + 5 licences office par personnes.   /

Juste quelques petits points :
 
Avec Gmail tu dois passer obligatoirement par le webmail  
Un thunderbird ou autre logiciel de messagerie fonctionne très bien, on peut juste autoriser ou non, et par OU, l'utilisation imap / pop. mais en effet, pas de clients lourds sauce Google, pas leur philosophie....et forcément, formation user
 
tes documents ne t'appartiennent plus puisqu'ils ne sont dispos qu'en ligne au format google etc... Il faut adherer au paradigme Google, pas le choix.
Avec 365, tu peux continuer à utiliser ton outlook comme avant, Tu peux avoir tes documents synchronisés pour de vrai sur ton ordi, alors qu'avec gsuite tu n'as au mieux que des raccourcis vers tes documents en ligne..
 
Drive gère sans soucis d'autres formats que lui même. drive File stream te donne accès aux Drive (perso et drive d'équipe) de la même façon qu'à un disque réseau classique (ou One drive). donc possible de bosser sur des formats Office, psd, etc...ce que tu veux, quoi. Et dispo hors ligne full (question d'espace^^) avec une synchro "pour de vrai" aussi et bonheur la gestion des team drive par l'admin pour les droits d'accès. Les mises à jour de l'outil sont régulières pour ajouter des fonctionnalités. Il y a un an, file stream était un vague projet, et là, c'était merdique ^^
 
Si tu gère bien ta migration on-premise->365, les utilisateurs ne voient même pas la différence avant/après.
 
juste ça, c'est l'argument qui m'aurait pousser à passer à 365 plutôt que google. La direction minimise toujours les formations nécessaires, et le taux de réfractaires....
 
Et même avec toutes les volontés du monde, beaucoup de boites qui ont décidé de faire une full migration gsuite, se retrouvent toujours à acheter de l'excel et powerpoint à coté, parceque gdocs c'est toujours pas ça, et quand tu en arrives là, tu fais le compte du gapps à 8€/user + licences office séparées et tu te dis que le 365proplus était finalement un meilleur choix...
 
Clairement. les outils Gsuite (doc, slide, etc) sont très bien pour des trucs de bases. Et le travaille en équipe est top sur LEURS outils. Mais.....ben quand on a des plétores de maccro & Co (BO, Nielsen Nitro, etc) et de classeurs bien balaises avec mise en forme, etc, ben on garde une licence Office.  
 
Sans parler dans ce cas de la cohabitation entre Word/excel/powerpoint (voire même Libreoffice en fait) et google drive est tout sauf heureuse (impossibilité de partager les fichiers en l'état, il faut convertir, on obtient donc des documents en double, triple etc...) alors que faire cohabiter Libreoffice et Onedrive par exemple ne pose aucun pb. Oui, Onedrive est plus copain avec les formats de LO que Googledrive.
 
N'a pas de soucis de ce côté là ici depuis qu'on est plus obligé de passer par un foutu complément foireux "drive for office" qui était une calamité, le drive se gère comme un disque connecté du domaine. basiquement.
 
Mais sur le fond, je suis d'accord. Évoluer vers une solution déjà maîtrisée est un confort indéniable, pour le SI et les users. On a choisit le défi, et ça a pris 2 ans pour que ça grince moins des dents....Mais on partait de lotus notes. On serait parti d'un exchange on premise, la question aurait été différente.

 
Sauf que tu perds tout le collaboratif. ça n'a aucun interet
 

 
 
Non on parle pas de la même chose.
Bien sur qu'on peut stocker ce qu'on veut sur drive.
Ce dont je parle, c'est si tu veux partager un document qui est sur ton drive avec ton équipe, pour bosser dessus à plusieurs (ou même simplement l'éditer toi-même en ligne). Un peu l'argument premier de Gdrive, onedrive et co.
Chez google, il faut obligatoirement le convertir au format google, que ce soit un document Office ou Libreoffice. Dès que tu commence l'édition en ligne, tu te retrouves avec deux fichiers, celui d'origine et le converti (et le converti est comme je dis inaccessible offline, ou alors peut-être avec des magouilles chrome).
Ce qui est un bordel innommable à gerer. Au final tu n'as pas le choix, soit tu te passes du partage et de l'édition en ligne, soit tu migres tout sur Gsuite en ligne, mais tu ne peux pas avoir les documents en ligne et une suite bureautique en même temps.
A te lire j'ai l'impression que vous êtes dans le cas 1 : vous avez fait l'impasse sur toute la partie édition en ligne/partage chez vous. (ce qui confirme ce que je dis quelque part).

Merci à tous pour vos réponses et partage d'avis/expériences    
 
Du coup, la solution privilégiée pour le moment semble être un Exchange hebergé chez MS directement.  
 
Reste le problème de l'optimisation des profils TSE en local. Pour le mieux, vous conseillez un Exchange avec un cache réduit (1-3 mois), ou qui fonctionne sans cache (en mode connecté)?
Si on part sur un mode en cache avec 1 à 3 mois d'emails, comment ça se passe si les utilisateurs doivent rechercher un/des emails plus anciens que la durée du cache, la recherche reste active sur l'ensemble de la boîte côté serveur ou l'utilisateur devra se connecter en OWA pour accéder à l'intégralité de la boîte?
 
Désolé pour ces questions de débutant mais je ne connais pas vraiment Exchange côté admin  

Pas de sans cache avec 365/hebergé. C'est un truc que tu ne peux faire qu'on premise.
 

 
Quasiment transparent.
 
La recherche retourne les résultats locaux, et donne ce lien à la fin :
 

 
Clicquer sur le lien relance la recherche en incluant le serveur (juste en prenant un peu plus de temps donc) et voila, c'est tout.

 
On part d'Office 2013 / 2016, nous, pas d'un 365 (que je ne connais pas sur le plan collaboratif et modif en live) Donc le collaboratif, il se fait via le partage du classeur en multi utilisateur, ce qui reste qu'il soit sur le drive ou autre part.  
L'édition en ligne ne nécessite en rien la conversion, comme tu accède aujourd'hui à ton drive comme à un rep réseau basique via File Stream, et plus par chrome (on peut le faire via chrome, mais c'est merdique et nécessite des compléments souvent foireux) :
 
ça, c'est mon drive google en ligne. (qui peut aussi fonctionner et se synchroniser "offline" ) J'ai de l'excel, je l'ouvre d'ici, pas depuis chrome. Donc édition immédiate sans conversion ou création de doublon, comme n'importe quel fichier sur n'importe quel type de source (réseau, clef usb, etc). Bien sur, on créé parfois des Gsheet pour du colaboratif ou 45 personnes doivent modifier simultanément le même fichier.
 

 
Quand au partage, je peux partager mon xlsx, mon gsheet, un répertoire, etc avec des personnes de mon domaine (ou externe), sans soucis. (ou partager de base avec l'équipe ayant accès au team drive adéquat. Pas de limitation sur le nombre de team drive.)
 
Ce que tu décris, par contre, était la vérité jusqu'il y a environ 10 mois, avant que file stream ainsi que les team drive ne soient dispo. Mais je pense que tu parle du cas ou on serait exclusivement sur Gsuite, donc sans licence Office (ou de libreoffice installé) Parce qu'à l'heure actuelle, avec du libreoffice ou de l'Office, je n'ai aucune des contraintes que tu cite hormis le webmail.

On parle définitivement pas de la même chose.
On sent bien les gens qui sortent de Lotus
 
Le partage en ligne, c'est le fait d'acceder et d'éditer les fichiers depuis le navigateur. Les gens avec qui tu travailles n'ont pas besoin d'installer google drive, ni même office sur leur ordi. C'est le principe de base d'un outil collaboratif en ligne.
Si le client avec qui tu bosses a besoin d'installer filestram et co sur son ordi, tu rates bien le truc.
 
 

 
C'est bien ce que je dis.
C'est tellement foireux si on n'utilise pas uniquement gsuite, que vous en êtes à même pas l'envisager, c'est dire hein
 
 

 
Voilà, tout est là. encore une fois tu confirmes bien ce que je dis.
Tu en es au point où tu considère les fichiers excel et gsheet comme deux machins completement dissociés, parcequ'il n'y a aucune integration, c'est tout foireux. C'est pas normal mais vous ne vous en rendez même pas compte
 
Avec 365, tu n'as pas à te poser la question "bon, je dois créer un document, vais-je créer un fichier excel ou un gsheet ? vais-je devoir le partager en ligne ou pas ?". Parceque c'est la démarche que tu fais actuellement.
Avec 365 tu crée ton fichier excel, et le jour ou tu le partages, ben tu le partages, fin de l'histoire, les gens en face pourront le modifier en ligne directement via onedrive/excelonline. tu n'as pas deux outils qui ne discutent pas ensemble.
 
 
Edit, pour faire plus simple, puisque ce sont des outils que tu n'utilises pas trop apparement  
(et au cas où tu ne l'aurais pas compris, j'ai un accès aux deux dans notre boite, donc je sais exactement de quoi je parle, tu ne m'apprendras rien )  :
 
Lui là, il gère que les fichiers google. point. Si tu essaies d'éditer un fichier excel qui est dans ton drive, il va créer une copie à son propre format, tu ne peux pas à la fois utiliser gsheet en ligne et le même fichier dans office/libreoffice en synchro sur ton ordi:
 

 
 
Lui là, il s'en fout. Tous les fichiers Excel et Libre/OpenOffice que tu mets dans ton onedrive, il sait les ouvrir et les éditer directement. Comme ça, oklm.
 

 
Mieux, le collaboratif marche même en hybride, tu peux avoir à la fois des personnes qui utilisent excel et à la fois des personnes qui utilisent uniquement leur navigateur, en train de travailler sur le même document en même temps.

 
Là, tout de suite, je comprends mieux La définition "en ligne" n'était pas vraiment la même pour moi. Et comme nous sommes dans l'impossibilité d'y passer (BO & co qui imposent un office "lourd" 2010 ou max 2016) c'est en effet une solution à laquelle je ne me suis pas encore intéressé. Donc oui, l'écosystème Google est hermétique, dans ces conditions.
 
 

C'est même pas ça, lis le reste de mon post. Effectivement j'ai édité entre-temps, tu as peut etre repondu sans le voir.

Vous utilisez deja de l'edition en ligne avec gsheet. Sauf que ça communique tellement pas avec le reste, que vous l'avez toujours vu comme un outils tiers dédié a une seule tache precise, et non comme une fonctionnalité censée s'integrer au reste.

Merci encore pour vos réponses    
 

 
Quand tu dis plus de temps, c'est quelques secondes/minutes? Ça doit bien sûr dépendre de la taille de la boîte côté serveur mais j'imagine que c'est indexé?    
 
D'ailleurs, si jamais on veut à un moment rappatrier en local un certain nombres d'emails ancien, c'est facilement faisable sur ce type de services?
 
Merci