Bonjour,  
 
Je me permets de vous contacter pour avoir votre avis et bénéficier de vos réflexions sur la question : comment informatiser de manière fiable et durable, à un coût extrêmement abordable, une entité organisationnelle à but non lucratif qui en est totalement dépourvue, et ce indépendamment de ses activités ?  
 
Une organisation dotée de quelques PC pour du traitement de texte basique et surfer sur le net, mais qui fait aujourd'hui tout manuellement sur papier de façon fastidieuse en prenant beaucoup de temps et de mon point de vue j'estime que ce n'est pas du tout viable à long terme...    
 
Quelles sont les solutions matérielles qui pourraient faire sens (serveur, stockage, réseaux) et aussi les solutions logicielles pour répondre aux principaux besoins, à savoir informatiser cette organisation de façon rudimentaire ?
 
Si vous avez aussi des liens qui traitent de ce sujet, je suis grandement preneur.
 
 Merci d'avance à vous !
 

justement, quels sont ces besoins ?
 
Et n'oublie pas qu'en informatisant tu crées un nouveau besoin, celui de maintenir le SI. C'est à prendre en compte.

Ivy Gu! Merci de cette première réponse ! Oui effectivement tu le dis à juste titre il faudra maintenir ce SI. En fait, il n'y a pas vraiment de besoin dans la mesure où il n'y a pas de relation client fournisseur, mais suivant d'un peu loin ce que fait cette organisation, cette gestion archaïque me paraît un peu fastidieuse et je pense qu'ils auraient beaucoup à y gagner s'ils informatisait bon nombre de leur process. De mon point leur besoin serait dans un premier temps les fonctions les plus rudimentaires possible c'est à dire de bénéficier d'un stockage qui leur permettrait après numérisation de stocker et d'archiver leur données et toute la paperasse qui gère, de pouvoir relier en réseau leurs ordinateurs de manière à ce qu'il puisse communiquer entre eux, de pouvoir sauvegarder leurs donnés et j'en oublie sûrement. Apres en ce qui concerne le maintien du SI je pourrais m'en occuper c'est pas un soucis, tout comme assurer les formations.  
 
En y pensant n'existe il pas de solutions compactes sous forme de box à déployer que l'on pourrait déployer de manière simple et rapide et qui permettrait d'avoir ses fonctions ?

si c'est juste du stockage un nas type synology peut faire le boulot oui (il faut que les machines soient en réseau bien sûr). Sinon il y a aussi des solutions cloud.

Si tu veux informatiser, il faut t'intéresser à ce qui est fait aujourd'hui sur papier : de la compta, paie, de la logistique, autre ? Ont-ils obligation ou non de conserver des archives ? Si oui, combien de temps ?

office 365 pour les assoc, gratos, zou https://www.microsoft.com/fr-fr/mic [...] -nonprofit

Pour l'avoir fait, informatiser une asso repose sur l'analyse des process et tâches et voir où il y a une perte de temps et comment l'informatique permettrait d'en gagner. Quand les activités d'une asso sont spécifiques, il n'existe pas toujours de solution logicielle ou si elle existe, pas accessible car trop chère.Dans mon cas, c'était une école associative qui enseigne en occitan. Il fallait gérer différentes cotisations en fonction de coeff et du nb d'enfants, générer des plannings de tours de goûter et lessives, faire les commandes de repas cantines avec différents régimes, gérer les inscriptions à la garderie, gérer la participation des familles à l'organisation d'événements festifs ou d'entretien, gérer les dons, avoir un système de communication sans connaitre les adresses mails...Bref, pleins de process différents. On en trouve certains dans des appli web gratuites mais aucune ne fait tout ça. Etant dév, j'ai créé une appli spécifique que j'ai mise en en GPL (cf ma signature : Canteen Calandeta).Ca a fait gagner du temps aux bénévoles et limiter les erreurs. Mais il faut impérativement impliquer les futurs utilisateurs dans la conception de la solution.
Pour le stockage et pérenniser les données, on a pris un NAS Synology 2 baies. Pour les PC, on les a eu par des dons d'entreprises. Les administrations sont de bons fournisseurs pour les assos. Sinon, avec les entreprises privées, faut souvent monter un dossier. C'est plus dur et pas gagné d'avance. Le mieux est de demander à des membres de l'asso.

Et +1 pour le MCO du SI. Dans notre asso, on a une commission en charge de ça.

Bonjour à tous, désolé de ma réponse tardive, j'avais pas trop accès à internet ces derniers jours...  
 
Un grand merci à tous d'avoir pris le temps et la peine de me répondre, ça me donne du grain à moudre et pas mal de recoins à explorer ! Et par dessus tout, j'en comprends qu'il faut absolument comprendre et maîtriser les process... C'est clair !
 
Pour le NAS Synology un modèle particulier qui pourrait entièrement faire l'affaire ne serait-ce que pour un début ?
 
@rufo, super témoignage ! Il vous a fallu combien de temps pour arriver à informatiser l'asso ?Aujourd'hui vous êtes en mesure de mesurer les gains ? sur quels bases ? Et pour la connectivité des PCs au réseau, vous avez montés une infra réseau composé de routeurs et de switchs ?

Compliqué de mesurer les gains pour une école où les besoins en informatique ont beaucoup évolué par rapport à quand j'y suis arrivé (2010). Or, un gain, ça se mesure à périmètre et usage identique. Je peux juste dire que les maîtresses peuvent faire des trucs qui auraient été impossible avec les moyens présents en 2010. Typiquement, avec le COVID, faire des visio conf avec plusieurs élèves (maîtresses dans l'école, enfants chez eux).
 
Comme en plus, on a construit une nouvelle école, dans le projet, on a inclus une baie informatique (12U il me semble). On y a mis la box, le routeur 4G, l'overthebox pour agréger les 2 connexions, le NAS, 2 switchs 24 ports avec pleins de RJ45 brassés sur un bandeau de brassage faisant le lien avec les différentes prises RJ45 réparties dans les pièces. Tous ces équipements sont sur un onduleur 600VA permettant de garder tout ça en fonctionnement en cas de coupure électrique courte ou de permettre au NAS de s'arrêter proprement. On a aussi une borne wifi en PoE dans l'école et une autre borne dans un préfa situé à 10m de l'école.
A mettre en place tout ça, c'est pas long quand tu connais. On a fait ça en fonction des besoins, des solutions existantes (typiquement, l'agrégation de 4G à de l'ADSL à un prix raisonnable, c'est pas très vieux) et de l'argent qu'on pouvait y mettre. Je dirais que le plus gros a été fait sur 4 ans mais à cause des sous.
 
Les PC fixes sont branchés sur les prises RJ45. Actuellement, on en a 7-8 de branchés. Les tablettes (10-12) se connectent en wifi (pas le choix) et les PC portables (10) se connectent soit en wifi soit en RJ45 sur les prises.
 
Le développement du logiciel spécifique a débuté fin 2011 pour une mise en service en avril 2012. Je continue à le faire évoluer en fonction des changements de règlements intérieurs et des besoins. Ca doit représenter environ 150 j.h. Je parle que du dév, pas du support aux utilisateurs (les mères de famille, c'est pas toujours facile à dépanner )
 
Après, y'a toute la partie "mails". Notre problème est qu'une partie importante des mails est envoyée par les familles elles-mêmes avec leurs adresses persos. Le pb des mails non arrivés et spams est assez galère Ca vient surtout que les FAI français ne mettent apparemment pas en place le DKIM qui fait que les destinataires gmail ne reçoivent pas les mails
 
Pour débuter avec un NAS, un DS2xxj fera l'affaire. Nous, on a un DS213j (date donc de 2013) avec 2 HDD de 1 To. Il est loin d'être plein. Le dernier modèle sorti est le DS220j. Avec ça, y'a largement de quoi pouvoir s'amuser. J'y ai fait passer à une époque le trafic mail et il héberge notre appli web dédiée.

Un énorme merci pour ce partage d'expérience ! C'est super intéressant à lire, et j'imagine que tu as du t'éclater comme un petit fou  dans toute la conception de ce projet Merci pour toutes ces infos super détaillées et précises, je garde ça dans un coin de la tête, il y a de très fortes chances que je m'en inspire vivement.

Je n'étais pas tout seul, on était plusieurs parents à faire tout ça (sauf le dév de l'outil web).
Pas de pb si je peux t'aider avec notre REX.