Avec outlook c'est tout à fait possible, il faut installer un serveur de messagerie Exchange.
Exchange te permet entre autres de créer des "dossiers publiques" dans lesquels tu peux mettre des contacts communs, des emails, etc...
Après il faut voir si vous souhaitez l'utiliser directement comme serveur email pour recevoir le courrier entrant (ip fixe, port SMTP ouvert) ou si vous avez besoin d'un connecteur POP3 pour qu'à intervalles réguliers il relève les emails depuis un serveur POP3 (Attention, il n'y pas de connecteur POP3 fourni avec toutes les versions d'Exchange !!!)