En gros, mais vraiment en gros car chaque entreprise a sa propre culture.. les partages sur un reseau se décomposent:
- une partie dossier personnel: chaque utilisateur dispose de son propre espace qui peut être accedé par lui seul.
En general en applique le quota de disque sur ses repertoires afin d'en limité la taille.
- une partie reservée aux services: chaque service à son propre espace de travail (espace disque reservé avec les autorisations qui vont bien).
- une partie commune: sert à des echanges inter-services, à limité en terme d'espace et à purger automatiquement et regulierement.
- et enfin une partie qu'on pourrait appeller "task force". Ce babarisme anglophone désigne une manière de travailler par projet. Soit c'est un service, soit une "task force" (personne ne dependant pas d'un même service mais etant ammené à travailler ponctuellement sur un projet commun).
- Et tout autre espace en fonction de la culture d'entreprise. Ex: espace reservé pour des services travaillant en commun ...
Tout ce qui a été cité est à sauvegarder. Ensuite il y a les bases de données, les emails, ... tous cela doit être sauvegardé à la même frequence que le reste.
Il y a aussi comme tu le soulignais, les archives. Attention, certaines peuvent avoir leur raison d'être en ligne car pouvant être consultées à tout moment et rapidement.
Pour les emails, afin d'eviter d'avoir des bal enorme rempli de connerie, il suffit de mettre en place des quotas de boite. Tu limites l'espace disponible sur chaque boite, obligeant ainsi les utilisateurs à faire de l'archivage.
Il suffit de l'expliquer que ce qui est perso est à conserver sur le poste et ce qui est professionnel doit être conservé sur le reseau, les gens ne sont pas idiots et lorsqu'on est un tant soit peu pédagogue et que l'on impose pas de manière dictatorial ça passe.
Bien sure il y aura toujours des "rebelles". Donc au debut on explique, plus de 90% des utilisateurs vont jouer le jeu...
Ensuite on demande des comptes: comment se fait il que tout le monde a une archive de XMo et vous de XGo? ... là c'est à la direction de remonter les bretelles (quand c'est pas elle qui abuse).