L'idéal, c'est que tes RH gère directement cela via un logiciel dédié (un gestionnaire d'identité).
Sinon, ce que tu peux faire, c'est créer des templates d'utilisateurs: responsable compta, technicien de maintenance etc...avec les appartenances aux groupes qui vont bien. Ensuite tu n'as plus qu'à copier ces utilisateurs dans l'AD et renommer les infos nécessaires (nom, prénom etc.)
C'est plus un problème d'orga/process qu'un problème technique là. Sauf pour Gmail, qu'on peut difficilement qualifier d'outil pro